Software licensering kern cijfers in het CFO Dashboard !

De slagkracht van de organisatie bouwt op functionele software inzet. Mag dit ten koste gaan van niet gebudgetteerde financiële lasten, contract risico’s en governance aantasting?

Wie is software licentie eigenaar, aanspreekbaar op overeenkomsten en licensering risico’s? Is het de holding, de werkmaatschappij of de externe dienstverlener die desktop beheer verzorgt.   Licentie voorwaarden bepalen vaak dat software licenties niet gebruikt mogen worden door een andere organisatie of in een ander organisatie onderdeel. Bij software managed services (License Management as a Service) en bij samengaan en ontvlechten na verkoop wordt dit thema actueel en volgt mogelijk een onderhandeling traject met een rij software leveranciers.  Moderne licentie management oplossingen wijzen licentiegebruik en kosten toerekening fijnmazig toe aan divisies, afdelingen, projecten etc.  Diensten outsourcing of  business transfer is geen probleem wanneer licentie hergebruik bij vervreemding en beëindiging goed is afgetimmerd in de licentie overeenkomsten. Die regie rol licht in de lijn van het takenpakket van finance en procurement.

Software licenties vertegenwoordigen een hoge waarde op de balans van organisaties. Toch is er weinig aandacht voor het gericht managen van deze assets, met als risico meergebruik ten opzichte van de overeengekomen licentie omvang. Meer dan 30% van het IT budget wordt besteed aan software. Desktop software wordt echter voor 40% niet of nauwelijks gebruikt en 25% van de desktop software is niet correct gelicenseerd. Ook het server domein biedt uitdagingen: 50 % van alle fysieke servers is gevirtualiseerd. Virtualisering leverancier VMWare en database leveranciers Oracle en Microsoft gebruiken elk verschillende metrics om hun software te licenseren. De gebruiker is verantwoordelijk voor de correcte licensering van elke fysieke en virtuele host, al is het gebruik maar een paar seconden in een stand-by omgeving. Er is een permanente risico status waarin CFO en CIO samen moeten optrekken om contract risico’s en budget aanslagen te voorkomen.

 

Het CFO Dashboard                                                                                                                               

De CFO ziet operationele en ‘mission critical’ informatie in zijn Dashboard en kan daar op handelen.

  • de financiele invalshoek: assets en liabilities per cost center
  • de operationele invalshoek: ruimte voor expansie per cost center
  • governance verantwoording: licentie compliance
  • risico inzichten: afwijking van de toegestane gebruiksomvang
  • audit trails  

Licensering modellen en betaling ( cash, financiering, lease – on/off balance -) bepalen of uitgaven worden gekapitaliseerd. Dit heeft directe impact op de 3 tot 5 jaars Total Cost of Ownership (TCO). Advies aan de CFO is dan ook om samen met procurement en CIO een scherp inzicht te verwerven in het software licentie domein.